Rekrutteringens betydning for bedriften

Hvor viktig det er med riktige ansettelser, vet alle som har opplevd å få feil person inn i bedriften. En person som ikke passer inn, og ikke trekker lasset sammen med de andre, vil over tid virke direkte negativt på hele miljøet. Det er derfor ekstremt viktig at de som blir ansatt er de riktige personene ut fra firmaets behov, eksisterende arbeidsmiljø og kultur.

Men dette er ikke bare lett. Vi vet at en intervjusituasjon der kandidaten ønsker seg jobben ofte er en situasjon der vedkommende “har en rolle å spille”, og at det er en utfordring å finne ut hvem vedkommende egentlig er. Tilsvarende vet vi at oppgitte referanser er personer med et forhold til søkeren, og at referansepersonen også kan gi et subjektivt bilde av vår søker. Hvordan sikrer vi oss at vi får et riktig bilde av søkerne våre? Jeg vet at mange sier at de lett får et klart bilde av en søker under et intervju, men min erfaring er at selv veldig dyktige intervjuere fra tid til annen bommer stygt i bedømmelse av det ukjente mennesket man står overfor.

Og hvordan definerer vi våre behov? Er vi alltid klar over hva vi trenger når vi skal øke arbeidsstokken eller erstatte noen?

La oss forsøke å finne svar på disse spørsmålene.

Bedriftens behov

For å kunne ha en god formening om hvem vi trenger, er det nødvendig at vi har et klart bilde av hvem vi selv er. Det er rett og slett viktig å ha oversikt over:

·         Våre kompetanser og kompetansebehov

·         Skal vi komplettere denne kompetansen eller har vi behov for å dekke et nytt område?

·         Hvor står vi i dag når det gjelder egenskaper som åpenhet, samarbeidsevne, kreativ fornyelse etc.

·         Har vi oversikt over hvilke personlighetstyper vi er, og hvordan vi virker på andre. Med personlighetstyper mener jeg her karakteristika som:

o   Innadvendt / utadvendt

o   Viljesterk

o   Kreativ

o   Lojal

o   Nettverksorientert

o   Omsorgsfull etc.

For å få til en god prosess må vi ha gjort hjemmeleksen. Vi trenger å kartlegge og definere våre egne verdier og kompetanser. Ut fra disse kan vi så definere hva vi ser etter hos den nye personen vi skal ansette.

Det er svært viktig at vi i vår beslutning om hvem vi ønsker, finner en balanse i forhold til de eksisterende personer i organisasjonen. Vi trenger en sammensetning der vi kan utfylle hverandre i arbeidet. Og selv om det heter at ”like barn leker best”, er ikke dette ensbetydende med at vi skal supplere med samme kompetanse som vi har fra før (kommer tilbake til dette med like barn nedenfor).

Samtidig vil jeg understreke at kartleggingen av behovene ikke må bli en for omfattende prosess. Store bedrifter har et behov for å kommunisere felles verdier til alle ansatte, og det er viktig at de legger ned mye arbeid i å formulere og kommunisere dette. For mindre virksomheter må dette gjøre så enkelt at man unngår altfor byråkratiske prosesser.  

Innleie eller ansettelse?

Når man har tatt stilling til behovene, kan annonse utformes. Den tradisjonelle formen i Norge er avisannonse der søknaden stiles direkte til bedriften. Hvis det haster med å få på plass en person fort, kan innleie være et aktuelt alternativ. Selv om denne formen velges, bør ”annonsetekst” formuleres og sendes over til aktuelle utleiebyråer. Dette vi gi disse et bedre grunnlag for å finne fram til fornuftige kandidater til å fylle stillingen.

En vesentlig fordel med et slikt innleieforhold er at man kan få testet ut en kandidat som senere kan være aktuell for fast ansettelse. Men vær oppmerksom på at noen utleiefirmaer reagerer på at selskapene ”stjeler” deres beste folk. Det beste er å spille med åpne kort overfor utleieselskapene hvis man ønsker å følge en slik strategi.

Et annet forhold vi må være klar over, er at mange som har stillinger gjennom utleieselskaper har valgt dette som en spennende måte å være i arbeidslivet på. De får stadig nye utfordringer, de har som regel gode betingelser, og mange av disse ønsker rett og slett ikke å gå over i fast stilling i et bestemt firma. Hvordan dette forholder seg kan kartlegges i et eventuelt intervju.

Bruk av rekrutteringsfirma

Mange velger å sette ut arbeidet med rekrutteringen til et firma som har spesialisert seg på denne oppgaven. Fordelen med dette er at man sparer seg for mange av de administrative oppgavene rundt ansettelsesprosedyren, samtidig som man kan få gode råd og tips om hva man må tenke på i ansettelsesprosessen. Men vær oppmerksom på at dette ikke på noen måte kan frita oss fra en betydelig egeninnsats i rekrutteringsarbeidet. Det er vi som skal ta imot den nye personen, det er vi som må definere hvilke behov vi har, og til syvende og sist ta avgjørelsen, og ansvaret, for at vi får den riktige personen inn i vårt system.

Utforming av annonse

Grunnlaget for utformingen av annonsen la vi når vi kartla våre verdier og behov.  Det er viktig å få disse elementene med i annonseteksten, slik at vi kan tiltrekke oss søkere som stemmer overens med de behov vi har. Samtidig er det viktig å ha en god ”markedsføringseffekt” av oss selv som selskap. Dette er viktig i forhold til å tiltrekke søkere, men det har også en annen effekt som vi bør være klar over. Det er mange som leser stillingsannonser uten selv å være på jakt etter ny jobb. En god beskrivelse av bedriften kan også være et sterkt bidrag til å profilere denne mot det generelle markedet.

Forberedelse til intervju

Intervjuet er et av de viktigste elementene i rekrutteringsarbeidet. For å få fullt utbytte av dette, er en grundig forberedelse påkrevet. Hvilke spørsmål bør vi stille for å få rede på om kandidaten fyller de kriteriene vi har bestemt oss for å se etter? Sett opp en liste over relevante spørsmål. Det er også viktig å gi kandidaten tid og rom for å presentere seg selv med egne ord. For eksempel kan vedkommende få en oppgave som:

·         Lag et symbol som karakteriserer deg selv

·         Fortell litt om dine personlige mål

·         Av det du har arbeidet med til nå – hva har hatt størst betydning for din personlige utvikling?

·         Hva er du mest stolt av å ha fått til?

Gi kandidaten tid til å forberede svar på disse spørsmålene (for eksempel 15 minutter).

Ved en serie intervjuer, er det godt å ha en felles struktur på intervjuene, slik at vi har et så jevnt grunnlag som mulig for å kunne bedømme kandidatene.

Forberedelse til referanseintervju

Ved intervjuing av referansepersoner er det viktig å få klart for seg hvordan relasjonen er eller har vært mellom søkeren og referansepersonen. Unngå referansepersoner med et for nært forhold til søkeren! Forholdet mellom dem vil også kunne gi oss svar på hvilke spørsmål vi kan forvente at referansepersonen vil kunne gi utfyllende svar på.

Sett opp en liste over de spørsmål du ønsker svar på. Dette må synkroniseres med de kriteriene vi har bestemt for utvelgelsen. I tillegg er det viktig å få med oss noen spesifikke spørsmål som ikke direkte relaterer seg til kompetansebildet.

·         Omdømme blant tidligere kolleger

·         Vedkommendes forhold til rusmidler

·         Hvis du hadde fått muligheten – ville du ha ansatt vedkommende på ny? Og avhengig av svar: hvorfor/hvorfor ikke

·         Husk å avslutte med å takke referansepersonen for hjelpen og for den tiden han eller hun har brukt

Intervjuet

Bruk tid på en løs og uformell innledning. Det viktige med dette er å skape en lett atmosfære slik at kandidaten slapper nok av til at vi kan få en naturlig og åpen dialog. Start gjerne med en kopp kaffe eller lignende uten å gå rett inn i intervjuet.

På et tidspunkt i intervjuet er det riktig å si noe om stillingen, selskapet etc. Ikke bruk for mye tid på dette. Det er kandidaten som skal stå i fokus under et intervju.

Følg planen som bestemt i forberedelsene. I tillegg til denne delen har jeg meget gode erfaringer med å gjennomføre et ”referanseintervju” med søkeren. Jeg forteller vedkommende at jeg kommer til å ringe til referanseperson NN, og ber søkeren om å fortelle meg hvordan han tror at referansepersonen vil svare på noen spørsmål som jeg har tenkt å stille ham. En søker vil nødig bli tatt i å ha gitt helt andre svar enn referansepersonen gir, og vil derfor i de fleste tilfellene gi oppriktige svar på spørsmålene. En annen fordel med dette er at vi kan få avdekket hvilke spørsmål søkeren mener referansepersonen ikke vil kunne svare på. I noen tilfeller har jeg etter en slik øvelse funnet ut at det har vært nødvendig å finne nye personer som kan være referanser. Men den viktigste erfaringen fra bruk av slike ”referanseintervju” er at jeg får ærligere svar fra kandidaten enn det jeg får i den delen av intervjuet der han markedsfører seg selv, og jeg får ærligere svar enn det jeg i noen tilfeller kan få fra referansepersonen.

I slutten av intervjuet er det viktig å åpne for spørsmål fra søkeren. Videre er det naturlig å orientere om videre framdrift i ansettelsesprosessen, når han kan vente svar etc.

Husk! Ta notater under intervjuet. Ha gjerne et forberedt skjema med spørsmålsstillingene, der reaksjoner kan noteres, og der framdriften kan kontrolleres.

Referanseintervju

Foreta intervju med referansepersonene til de aktuelle kandidatene i samsvar med plan som skissert ovenfor. Ta kontakt kun med referanser til søkere som du bedømmer som aktuelle for stillingen, og gjør dette etter at intervjuet er gjennomført. Gi melding til søker om at du vil kontakte referansepersonen slik at søkeren eventuelt kan forberede denne.

Ha også et forberedt skjema for referanseintervjuet der svarene noteres.

Utvelgelse

Etter at alle aktuelle er intervjuet, er det tid for å gå gjennom resultatene og foreta valget. Det første valget vi står overfor, er om det blant søkerne er noen som vi finner kvalifisert for stillingen, og som vi ønsker å ha inn i bedriften.

Det neste vi må beslutte er hvem av kandidatene går vi skal velge. I den sammenheng vil jeg introdusere et element som jeg med vilje har utelatt i det ovenstående. Det jeg har skrevet til nå legger opp til en systematikk der vi kan sammenligne papirer og foreta et mest mulig objektivt valg. Og selv om jeg nå introduserer et nytt element, er det viktig at vi gjennomfører den ovenstående eksersisen. Det nye elementet vi må trekke inn er:

Personkjemi

Som jeg skriver ovenfor, er det slik at ”like barn leker best”. Dette er ikke ensbetydende med at alle skal ha den samme kompetansen eller ferdighetene. Det er ingenting til hinder for at personer med helt ulik kompetanse kan passe godt sammen, og være et team som trives i hverandres selskap. Men på den andre siden kan det være helt ødeleggende for et miljø om en person kommer inn som ikke passer i miljøet. Jeg har flere ganger vært med på å ”forbigå” den kandidaten som på papiret var den beste, hvis denne hadde personlige egenskaper som tydelig ville komme på kollisjonskurs med det øvrige arbeidsmiljøet. Jeg må i denne forbindelse presisere at dette ikke er en forbigåelse i ordets egentlige forstand. Det vi gjør er å introdusere et nytt kriterium som også må være oppfylt. Det er viktig å tenke over at vi ikke bare gjør oss selv en bjørnetjeneste ved å ansette feil person, men vi skaper også en uheldig situasjon for den vi ansetter.

Så er vi kommet til avgjørelsens øyeblikk – lykke til!

Mottagelse av en nyansatt

Og etter av avgjørelsen er tatt gjenstår det et viktig moment, som også er en del av ansettelsesprosessen. Rekrutteringen er etter mitt syn ikke over før vedkommende er på plass og begynner å føle seg hjemme i teamet. For de fleste er det naturlig at den nyansatte skal ha spesiell fokus den første dagen. Vedkommendes leder må være til stede og tilgjengelig denne dagen. Selv har jeg pleid å kjøpe blomster med velkommenkort, følge vedkommende til lunsj, og ha et introduksjonsmøte med vedkommende. Jeg har også gode erfaringer med å ha en oppnevnt fadder som har et ansvar for å hjelpe vedkommende til rette i teamet og i organisasjonen ellers. Denne oppgaven bør det settes av tid til, spesielt i de første 2-3 månedene. Denne oppgaven vil naturligvis kunne ivaretas av vedkommendes leder, men hvis denne har et stort rapporteringsspenn vil det være naturlig å ha en annen erfaren person i denne rollen.

mentoringservices.no © 2007 • Privacy Policy • Terms of Use